Poznaj 6 kluczowych kroków i zobacz, jak enova365 ułatwi Ci wdrożenie
Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla największych firm w Polsce. Od 1 kwietnia 2026 roku obejmie pozostałych przedsiębiorców, a najmniejsze podmioty – od 1 stycznia 2027 roku.
To ogromna zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm, ale z enova365 możesz być spokojny. System jest gotowy na nowe przepisy, a my – jako partner wdrożeniowy – pomożemy Ci przejść przez cały proces bez stresu i z pełnym wsparciem.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
To kluczowy element cyfryzacji administracji i uszczelniania systemu podatkowego, który ma przyspieszyć obieg dokumentów, ułatwić kontrolę rozliczeń i ograniczyć ryzyko błędów.
Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność:
- dostosowania oprogramowania do integracji z API KSeF,
- nadania i zarządzania uprawnieniami użytkowników,
- wdrożenia procedur awaryjnych (tryb offline, przerwy serwisowe),
- przeszkolenia zespołu w nowym sposobie wystawiania i odbierania faktur.
enova365 – gotowa na KSeF
Oprogramowanie enova365 jest w pełni zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów i przygotowane do obsługi faktur ustrukturyzowanych.
System zapewnia:
- wysyłkę i odbiór faktur przez KSeF,
- integrację z API Ministerstwa Finansów,
- automatyczną rejestrację UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru),
- zgodność z aktualnym schematem faktury XML.
Jako partner wdrożeniowy enova365 zapewniamy pełne wsparcie w uruchomieniu i przetestowaniu integracji z KSeF, a także w szkoleniu Twojego zespołu.
Jak przygotować firmę do KSeF? 6 kluczowych kroków:
1. Zidentyfikuj procesy fakturowania w firmie
Przeanalizuj obieg faktur sprzedażowych i zakupowych:
- Jak są wystawiane i przesyłane? (np. e-mail, PDF, EDI)
- Kto odpowiada za ich generowanie, wysyłkę, akceptację i archiwizację?
- Czy do faktur dołączane są załączniki (protokoły, specyfikacje)?
- Jak przebiega rejestracja faktur kosztowych i ich akceptacja?
Zrozumienie obecnego obiegu dokumentów to fundament wdrożenia KSeF.
2. Zweryfikuj, czy Twoje oprogramowanie obsługuje KSeF
Jeśli korzystasz z enova365, masz przewagę — system jest zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów, a kolejne aktualizacje będą dostosowywać go do zmian przepisów.
Dodatkowo:
Sprawdź, czy Twój system ERP jest kompatybilny z API KSeF.
Upewnij się, że szablony faktur zawierają wszystkie wymagane elementy.
Przygotuj procedury awaryjne (tryb offline, awaria KSeF)
3. Zaktualizuj dane i uprawnienia pracowników w firmie
KSeF wymaga właściwego nadania uprawnień użytkownikom:
- Sprawdź, czy Twoja firma musi złożyć ZAW-FA (dotyczy osób prawnych bez pieczęci elektronicznej).
- Nadaj uprawnienia bezpośrednie (dla pracowników) lub pośrednie (np. dla biura rachunkowego).
- Wygeneruj i zabezpiecz tokeny autoryzacyjne.
- Zastosuj zasadę „najmniejszych uprawnień” – daj pracownikom tylko niezbędny dostęp
4. Zapewnij dostęp do środowiska testowego
Z enova365 możesz uruchomić KSeF w trybie testowym – to bezpieczny sposób na sprawdzenie działania systemu i przeszkolenie pracowników.
5. Zorganizuj szkolenie dla pracowników
Nowe obowiązki w KSeF oznaczają zmianę dotychczasowych nawyków.
Warto:
- przeprowadzić warsztaty z logowania, autoryzacji i obsługi KSeF,
- przeszkolić z wystawiania i odbierania faktur, korekt i błędów,
- poinformować kontrahentów o zmianach w fakturowaniu.
6. Zaplanuj wdrożenie KSeF wcześniej
Nie zostawiaj wdrożenia na ostatnią chwilę.Zaplanuj działania z wyprzedzeniem:
- monitoruj zmiany legislacyjne i komunikaty MF.
- zaktualizuj procedury wewnętrzne,
- przeanalizuj wpływ KSeF na procesy księgowe,
Jak możemy Ci pomóc?
Jako Partner Wdrożeniowy enova365, oferujemy:
- konfigurację i uruchomienie KSeF w Twoim systemie,
- indywidualne konsultacje i analizę procesów fakturowania,
- szkolenia dla użytkowników i administratorów,
- wsparcie techniczne na każdym etapie wdrożenia.